I documenti contenuti all’interno dell’archivio privato Rota Gregoretti sono stati descritti in base ad una griglia omogenea di voci ognuna delle quali individua una specifica caratteristica del documento, utile per la sua individuazione e per una valutazionbe a priori dei contenuti. Tale griglia di schedatura dei documenti è strutturata in nove diverse voci individuate come segue:
| VOCE | CONTENUTI DELLA VOCE |
| DESCRIZIONE* [DESCRIZIONE DOCUMENTO]**: | Numero carte che compongono il documento. Conteggiate solo le carte dove è presente del testo. Breve descrizione dello stato di conservazione del documento o di altre caratteristiche (rilegatura, manoscritto o a stampa, …) |
| DATA [DATA PRINCIPALE]: | Segnalata solo se certa e con la formula: gg/mm/aaaa |
| INFORMAZIONI [ALTRE DATE E INFORMAZIONI SULLA DATAZIONE DEL DOCUMENTO]: | Se il documento non ha una datazione precisa o copre un arco cronologico ampio le informazioni sulla datazione sono riportate in questa casella. |
| LUOGHI [LUOGHI]: | Uno o più luoghi menzionati nel documento. I nomi sono stati uniformati nella dizione italiana. |
| NOMI [NOMI RILEVANTI] | I nomi di persona e le cariche, rispettando l’ortografia del documento quando possibile. |
| OGGETTO: | Accenno alla natura del documento: sono state scelte alcune macro categorie senza tralasciare differenti diciture dove opportuno. Alcuni esempi: Informativa Atti pubblici (documenti di varia natura che hanno chiaramente una connotazione ufficiale, sono stati emessi da un funzionario pubblico talvolta in presenza di testimoni) Atto notarile/Atti notarili Catastico Concessioni Fede di merito Lettera Libro (a stampa, manoscritto, rilegato) Opera Poesia Promemoria Rubrica Saggio (brano di narrativa in più pagine) Sentenza Stima Testamento. |
| REGESTO [BREVE REGESTO]: | Informazioni sul contenuto del documento |
| NOTE: | Altre informazioni sul documento: se è una copia; se sono presenti numeri di pagina; se sono presenti scritte palesemente successive alla stesura del documento; se il documento è chiaramente parte di altra documentazione presente nell’archivio. |
| FILES [NOME FILES CORRISPONDENTI]: | I nomi identificativi dei files che contengono le foto che riproducono il documento. A volte sono presenti più foto del medesimo documento per facilitare la lettura. Nei casi in cui sono menzionati due files questi segnalano il primo e l’ultimo file della lista di files corrispondenti al documento. |
| LINGUA LINGUA DEL DOCUMENTO: | Indicato se il documento è redatto principalmente in italiano, latino o altro. |
| CARTELLA [NOME CARTELLA FILES]: | L’ultima informazione inserita in ogni documento è il nome della cartella contenente le fotografie delle pagine corrispondenti. |
NOTE
* La voce in grassetto corrisponde al testo con cui viene contrassegnata la colonna nel database.
** La voce in chiaro fra parentesi quadre corrisponde alla denominazione completa dell’area dati di riferimento.